活动包括：宴请、参观、舞会、联谊、开业、发布、签字仪式、纪念活动、庆功活动、治丧活动、吊唁活动、追认活动等。
一、预定地点
预定地点要掌握活动规模，对哪些单位派什么人出席、哪些单位应有人列席要心中有数。应考虑参与活动者的范围、人数及名额分配和具体出席人来决定地点。
对于一些要求级别比较高、规模比较大，要求硬件软件设施齐全的活动，最好租用一些酒店、宾馆的会议厅举行。这样可以做到设施齐全和服务周到。
二、确认安排和参加人数
落实各项具体安排，如活动时间是否安排合理、准确，预定场地和餐饮地点是否服务到位，是否按活动主办方的要求布置和安排。
1、选择参与活动人员
对参与活动人员进行选择和提名供领导确定。人员选择不恰当就达不到活动的目的，甚至是无效劳动。明确活动的主题就基本明确了出席的人员。选择参与活动人员应着重从个人因素和集体因素两个方面来考虑。一是要看人员与活动主题的相关程度以及他对该主题的了解程度。二是要掌握活动的集体性特点，使参与活动的人员结构最合理。
2、确定具体参加人数
对于一些需要报名的活动，通知到单位和个人后，注意反馈信息并统计出具体的参加人数，做好各项准备。如：制发证件、排坐次、准备文件、安排食宿和交通工具等。对于硬性要求参加的活动，选择的参与人员就是指具体的参加人数。
三、组织所有必要的设备
如果公司不是经常召开需要较多视听设备的大型会议，可以向专业的机构租用这些设备。要在会前预先试用并能熟练掌握，从电源开关开始逐一进行检查，并进行音、像等的试播试放，以确保这些设备完好并保证在所有的坐位上都能看到图像。
四、准备邀请函
1、请柬、邀请书的撰制
请柬、邀请书一般由下几个部分组成：封面，居中写”请柬” 或“邀请书”，字体要略大、醒目和美观；背面，首行顶格写被邀请人的单位名称和个人的姓名；正文，另起行空两格写清邀请的目的、活动内容、时间、地点及应注意的一些问题；结尾，空一行顶格写“敬请光临” 或“敬请光临指导”；落款，空1行至2行写清发请柬或邀请书的单位名称或个人姓名，下一行注明年、月、日。
2、请柬、邀请书写作要求
请柬、邀请书的目的要明确，时间、地点要准确；请柬、邀请书的款式和装帧要美观大方、庄重；若有需要注意的事项，如联系人、联系电话、食宿或需携带物品、文件的要求以及交通路线等，要在请柬或邀请书的背后注明；如有签到卡，可把签到卡附在请柬里。
3、证件文书的制发
证件表明一个人的身份和权力，比如持出席证者不仅能参加会议而且有表决权；持工作证者只能是活动或会议的工作人员等等。
（1）一般来说，大型的重要活动、会议和特殊的中型活动，会议需发相应证件，以便证明与会人员的身份，保证活动、会议安全和会场秩序，还便于统计到会人数。这些证件一般分为出席证、来宾证和签到证。这三种是参加会议的证件；另外还有工作证、记者证等会议的工作证件。
（2）是否制发证件要根据具体情况而定。有的活动、会议无需证件；有的只需发入场性质的证件；有的需要制发证件卡片；有的则不仅制发证件，而且要贴本人照片并加盖公章，甚至还要采取其他一些防范措施，以保证安全。
4、制发证件应遵循的原则
（1）制作要规范。会议证件象征着与会人员特定的身份和权力，通常要专门定做印制，以保证会议证件文书的严肃性，防止伪造。
（2）证件发放要严格控制。证件作为与会人员出入会场、参加会议活动或行使特定权力的凭证，如不严就会给会议组织工作造成漏洞。特别是一些大型会议或有较高级别的领导人员参加的会议，为保证会场秩序和领导人员的安全，对各类证件的发放要建立一套严格的制度。在制作时最好按不同的身份分别编号并印照片，发放时按号登记。
5．确定具体地点
根据与会人员的选择和会议的规模确定具体的会议地点，或通过对各个宾馆、饭店会场租赁的咨询来确定会议的地点，还要根据活动经费的多少来选择。
6．准备并提供指示性地图
举行各种会议都要为参加者提供具体的地点示意图，使与会人员能够以最便捷的路线抵达会场而不至于在陌生的环境中不知所措。制作指示图的时候要力求准确，尤其是乘车路线，要写全并写清站名和车名。可在请柬或邀请函中附带到达会场的路线图，等与会人员到达会场后再发放具体的会场示意图。在会场门前最好树立指示标牌，指引与会人员进入会场或安排专门的人员在会场门前引导。
7．将最终方案分发给代表们
当活动、会议一切安排确定后，要把有关方案分发给与会人员，便于与会人员准备材料和发言，提高会议的工作效率。具体方案有：会议议题安排表、会议日程安排表等。
如有问题应与会议工作机构的人员进行商议和协调。会议常设机构是指一些办公机构内部设立的会务处、会务科和会务组等部门。临时工作机构即××会议筹备组、××会议筹备办公室或××会议秘书处等。遇到问题应积极与会议筹备各部门如秘书组、宣传组、保卫组和生活服务组等进行协调。
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